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Una empresa recibe pedidos de clientes ubicados en diferentes ubicaciones del Área Metropolitana, pero el encargado de las entregas debe ir a Tres Ríos y luego a Santa Ana. Al día siguiente hace otras entregas en Curridabat y en Escazú.
¿Ya midió cuál es el gasto que eso le genera? ¿Y cuánto dura en realizar cada entrega y cuántas quejas le genera? ¿De qué forma incrementa la productividad en su empresa?
O los colaboradores deben detener su labor cada hora e ir a pedir a bodega material que necesitan para seguir confeccionando una prenda, zapatos, muebles o mascarillas de protección por el Covid-19 que su empresa fabrica y comercializa.
Si suma el tiempo que de cada una de las interrupciones por cada uno de los colaboradores le mostraría el tiempo que se pierde diariamente, la cantidad de productos que se dejaron de confeccionar y el costo en dinero y en productividad que todo eso lleva, que podría resolverse con medidas sencillas y de sentido común.
Mida todo
Lo primero que debe hacer es, precisamente, medir o cuantificar lo que ocurre. “La productividad es una medida sobre la eficiencia de una empresa para producir los bienes y servicios que ofrece”, explicó Iván Castro, gerente de manufactura de Bridgestone Costa Rica.
Todo negocio debe saber lo mejor posible —con datos— qué tan bien hace uso de sus recursos. Los datos los puede obtener llevando la cuenta o control de la cantidad de productos que manufactura o de los servicios que atiende y midiendo en relación al recurso empleado.
Si una pyme tiene dos personas y produce 30 unidades por día tendrá una menor productividad que otra con la misma cantidad de personas y que produce 33 unidades.
En el caso del repartidor conociendo cuántas entregas realiza por día. Solo que ese dato todavía no dice nada. ¿Cuántos pedidos hay a la semana desde una zona específica y en total por día o por semana?
Castro indicó que la productividad se puede medir de múltiples formas: cantidad de unidades por máquina, por kilowatt hora, por horas laboradas. En servicios se podría ver la cantidad de servicios brindados por colaborador.
¿Qué está afectando la productividad? Esa es lo segundo que debe revisar. La productividad está relacionada con el buen funcionamiento de los equipos y máquinas, la disponibilidad de insumos, las condiciones laborales y la motivación, no olvidemos.
Desde finales del siglo XIX y principios del siglo XX, cuando las fábricas pasaron a las cadenas de montaje en las industrias de Estados Unidos y Europa, se establecieron algunas medidas tan simples como la de tiempos y movimientos, según las cuales cada operario debía contar con los insumos (materia prima, herramientas) que necesita al día en su puesto de trabajo.
Que las personas cuenten con lo que requieren para su trabajo evita que tengan que estarse trasladando, reduce sus tiempos, elimina movimientos, reduce costos y aumenta la cantidad de productos o disminuye el tiempo en realizar su tarea.
Revise también el flujo o proceso que deben seguir las personas para realizar un trabajo o tarea y analice cuáles pasos se podrían suprimir. Analice las rutas del rutero, por ejemplo. ¿Cómo se puede hacer lo mismo en menos tiempo?
Puede que incluso se debe reubicar a las personas, pues cada una tiene habilidades y velocidades distintas. ¿Están bien ubicados sus colaboradores en sus puestos? ¿Dónde rinden más y mejor?
Puede ser también un problema de equipos, maquinaria y tecnología. “La tecnología es un aliado importante que permite hacer más con menos recursos”, recuerda Castro.
Sin un cliente pregunta por un producto y no hay unidades a la vista hay dos opciones: que Usted o el empleado tengan que ir a la bodega a ver si hay producto o fijarse en un sistema (ya sea una hoja de cálculo o un software de control de inventario). ¿Dónde es más eficiente?
Evidentemente, si invierte en un sistema —ahora hay en la nube y de menor costo— debe usarlo, pues nada hace si los datos no se actualizan o si cuando desea ver si hay unidades Usted o el colaborador van a la bodega en lugar de fijarse en el sistema.
Castro recalca que la base de la mejora en la productividad es tener los datos de lo que se hace y hacer los cálculos. Igual que un médico: hay que hacer un diagnóstico, tener una radiografía o una imagen que permita saber qué ocurre.
Mejore
Cuando esté realizando el diagnóstico probablemente identificará qué debe corregir en su empresa.
Se dará cuenta que los pedidos de la zona de Tres Ríos y Curridabat se pueden entregar para un día determinado de la semana y los de Escazú, Santa Ana y áreas vecinas para otro.
Claro está: comuníquelo a sus colaboradores y a los clientes en caso necesario (no olvide determinar qué hacer en casos de urgencias). Verá que no pasará nada y que seguramente ellos aceptarán con agrado que se pueda cumplir la fecha y hora prometida.
En otros casos es posible que deba investigar un poco más.
Por ejemplo, es probable que se dé cuenta como la productividad disminuye un día en particular y a partir de cierta hora: los viernes después de las 2 p.m. ¿Cuál es la razón? Analice qué pasa antes de tomar cualquier medida.
¿Es un momento que se puede aprovechar para analizar la semana y preparar la siguiente o donde más bien no se debería bajar la guardia porque la mayoría de los pedidos del fin de semana empiezan a llegar?
Busque las causas y converse con sus mismos colaboradores cómo puede mejorar lo que se está haciendo, pues ellos mismos tendrán ideas que en conjunto puedan ser maduradas e implementadas de mutuo acuerdo, con más convencimiento y menos resistencias.
Las soluciones (disponer de insumos a la mano, mejorar tecnología, cambio de rutas) no se implementan solas. Debe planear cómo implementar las mejoras y establecer si requieren reentrenamiento de los colaboradores.
Cuando empiece a implementar o ejecutar las soluciones, no deje las cosas al azar. Vaya monitoreando los resultados, para determinar los ajustes y adaptaciones que se deben implementar. Siga observando los resultados, pero no deje de evaluar lo que ocurre.
Establezca un proceso de mejora continua, identificando procesos que no agregan valor, donde se gastan recursos y no hay resultados en productividad. Algunos estándares de calidad pueden ser utilizados tanto para mejorar la calidad como la productividad
En este tipo de procesos se debe evitar algunos errores comunes que pueden causar pérdida de credibilidad: utilizar métricas incorrectas, no ir más allá de la medición (se tienen indicadores y resultados, pero no se adoptan medidas de mejora) y usarlo para señalar personas.
Tenga en cuenta el factor cultural y el ambiente laboral. “La base de todo es la medición”, recalca Castro. “Es importante sensibilizar a las personas en que se buscan soluciones, no responsables”.
La idea no es ir contra la persona que tiene problemas de productividad, sino buscar las razones: herramientas, maquinaria u otras. Puede ser incluso que la persona tenga más habilidades en otra tarea. O que por sus características está en un puesto que la obliga a realizar más movimientos de los necesarios: por ejemplo, una persona muy alta que tiene que agacharse para realizar su tarea.
“Busque siempre oportunidades de mejora”, recalcó Castro.
