Todo nuevo procedimiento implica retos, dificultades y confusiones de diferente tipo y la aplicación del Catálogo de Bienes y Servicios (CAByS) no ha sido distinto (debería, pero no lo es), especialmente para los contribuyentes que corren con el objetivo de estar listos para el 1° de diciembre próximo.

En esa fecha es obligatorio que todas las facturas electrónicas y otros comprobantes (como las notas de crédito y débito, así como las facturas de compra) incluyan el respectivo código definido por el Banco Central de Costa Rica y el Ministerio de Hacienda.

LEA MÁS: Guía básica del código CAByS

Una de esas confusiones es sobre cuál es la tasa del Impuesto de Valor Agregado (IVA) que deben aplicar en las facturas electrónicas a la hora de cobrar a un cliente o la hora de generar una factura de compras para un gasto deducible que se realizó con un proveedor inscrito en el régimen simplificado.

Lo que pasa es que el CAByS indica una tasa IVA que no necesariamente es la que se debe cobrar al cliente. El mismo Ministerio de Hacienda tuvo que aclarar que el IVA indicado junto al código “es de referencia informativa” y que la tarifa a cobrar es la establecida “en la normativa vigente”. ¿Y eso qué significa? Veamos varios casos.

Ejemplos

La tarifa IVA para cobrar un alquiler de un local comercial es del 13%. Pero no siempre. Si el monto del alquiler no supera el 1,5% del salario base (que son unos ¢675.000) la factura se emite con el código CAByS y va exenta del cobro del IVA, de acuerdo con la Ley.

Un abogado también factura normalmente con una tasa IVA del 13%. Pero si el cliente es una universidad o un centro educativo, la tarifa cambia: 2%. Lo dice la Ley.

Otro caso: actualmente en el sector de construcción se tiene la exención del IVA y a partir de setiembre del 2021 solamente cobra 4% de IVA. En este caso, al incorporar –además del código CAByS correspondiente– el IVA, se indica la exención: total o del 9% a partir de setiembre del 2021.

“Nada puede contradecir la Ley. En la lista de códigos CAByS se incorpora una tasa de referencia, general. No es correcto que el contribuyente se guíe con esa tarifa”, reiteró Bryan Mora, gerente de impuestos de Deloitte.

El problema para muchas empresas es que esos ajustes no pueden hacerse de forma manual –un cajero u otro colaborador de la empresa– cada vez que cobran a un cliente, porque podría producir cualquier cantidad de errores que lleven a denuncias de los consumidores y todos los inconvenientes que eso implica.

Por eso, aparte de identificar el código, hay una tarea adicional que las empresas deben ejecutar y preparar desde ahora, a cuatro semanas de diciembre.

La recomendación es que Usted y su proveedor del sistema de facturación carguen los códigos CAByS de forma automática. Asimismo, hay que cargar la tasa IVA para que el sistema de facturación lo incluya a la hora del cobro de una compra de cada cliente. Aquí está el otro cuidado que se debe tener.

La tarifa IVA que Usted y su proveedor de factura electrónica deben incluir es la que tiene que cobrar realmente. Así, en el caso del ejemplo del alquiler arriba indicado, en lugar de cobrar el 13% se indica exención.

En el caso que la empresa desarrolló su propio sistema de facturación, la automatización debe hacerla el encargado de informática junto con el contribuyente o los encargados elegidos.

Si el sistema de facturación –en la nube o instalado– se adquirió a un proveedor debe coordinar con este desarrollador para cargar la lista de códigos y las tasas IVA correspondientes.

En el caso del facturador sin costo de Hacienda, verifique que el sistema lo incorpora y hace el ajuste respectivo.

Mora recordó que Tributación actualmente permite realizar ejercicios en ambiente de pruebas, para efectos que los contribuyentes realicen los ajustes pertinentes. En caso de errores a partir del 1° de diciembre esté preparado para hacer las respectivas correcciones.

¿Y si se equivoca?

Si se equivoca en el código CAByS y en la tasa IVA el sistema de Hacienda no valida la factura o el comprobante electrónico respectivo, por lo que podría enfrentar múltiples inconvenientes, empezando porque no podrá cobrar y podría enfrentar las sanciones de ley, con los dolores de cabeza ante Tributación y los gastos extras correspondientes.

En caso de error, se emite una nota de débito o crédito con el código y la tasa IVA correctos. Por eso, se recomienda identificar los códigos, verificar las tasas IVA que corresponde cobrar y cargar esos datos en el sistema de facturación lo más pronto posible.

LEA MÁS: Estos proveedores de sistemas de facturación electrónica le ayudan con los códigos CAByS

Solo así podrá hallar situaciones a corregir o para consultar a Hacienda en caso necesario, a sabiendas que el Ministerio tiene 45 días naturales para resolver, lo cual supera con creces la fecha obligatoria y no justifica no aplicar el código y el IVA que corresponde.

Las pruebas permitieron que un supermercado, por ejemplo, descubriera que el CAByS no incluía códigos para paquetes de varios productos. La empresa realizó la consulta a Hacienda y está a la espera de la respuesta. No es la única dificultad que se podría encontrar.

A los contribuyentes también les está costando encontrar el código respectivo, en especial cuanto tienen una gran cantidad de productos, debido a que las descripciones del catálogo elaboradas por el BCCR y Hacienda no son tan amigables como se requiere, especialmente en algunos sectores como agro y farmacéutico.

“Los contribuyentes deben empezar ya, si no lo han hecho. Hay empresas que llevan seis meses y aún así están corriendo”, afirmó Mora. “No lo dejen para lo último. Asegúrense que tienen los códigos de todos los productos y servicios que comercializan. Hagan pruebas”.