Las empresas deben implementar la factura electrónica con un plan y cronograma que sea ejecutado tanto por personal informático como contable y financiero, como mínimo, recordando que cada empresa es diferente y tiene procesos distintos.

Si brinda servicios profesionales o es una pequeña empresa, apóyese en su contador y en el proveedor de factura electrónica para incorporar la facturación digital.

La yunta es necesaria dado que el uso de comprobantes electrónicos implica la incorporación y uso de sistemas tecnológicos y cambios en la forma cómo se vienen realizando las operaciones en su servicio o empresa.

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Entre ellos, por ejemplo, la obligación de aceptar o rechazar una factura de un proveedor, la cancelación de viáticos de colaboradores y qué pasa cuando se rechaza una factura.

En todo caso, no se desentienda.

No puede decir: eso es de tecnología o del contador. Usted debe saber lo que se está haciendo, cuáles procesos deben modificarse y los cuidados que debe tener.

“No se puede hacer de la noche a la mañana, puede tardar varios meses”, dijo Jorge Rivero, gerente de consultoría de Deloitte, durante el Congreso de factura electrónica organizado por esa firma, este martes 31 de julio en el Hotel Crown Coribicí.

De acuerdo con el Ministerio de Hacienda en el primer semestre del 2018 se incorporaron unos 62.000 contribuyentes al uso obligatorio de la factura electrónica.

En setiembre, octubre y noviembre deben empezar a emitir comprobantes electrónicos de compras los contribuyentes físicos y jurídicos según el último dígito de su cédula.

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¿Cuál sistema elegir?

Los contribuyentes deben tener claro qué pide Hacienda y cuál es el proceso de emisión, verificación y almacenamiento de las facturas electrónicas.

Se debe empezar por el registro y descarga de los elementos electrónicos del sistema de Administración Tributaria Virtual (ATV) del Ministerio de Hacienda, que ya los contribuyentes deberían estar usando desde hace algunos años, para conectar el software de facturación con el sistema de Hacienda que desarrolló la Empresa de Servicios Públicos de Heredia.

A partir de ahí las empresas o contribuyentes tienen tres opciones para adoptar un sistema facturador que emita comprobantes: un software propio, el servicio de un proveedor que exista en el mercado y el servicio gratuito de Hacienda.

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En el primer caso se tiene la ventaja de que el sistema se ajusta desde su nacimiento a los requerimientos de la empresa, pero se debe tener personal dedicado.

En el segundo caso, la ventaja es que ya los servicios están funcionando, hay menor tiempo de implementación y se tiene mayor capacidad de reacción para hacer ajustes. La desventaja es el modelo de costos (por volumen) y el menor control sobre los cambios del sistema, pues lo define el proveedor.

Asimismo, se tiene menor capacidad para adaptar el sistema a las necesidades del contribuyente y hay riesgos en caso de querer cambiar de proveedor. Por esto se debe tener un plan de salida y contemplar las condiciones de la ruptura del contrato.

En el tercer caso, se depende de los ajustes que aplica Hacienda para corregir los problemas o adaptar el sistema a los cambios en la normativa.

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Cuál sistema elija el contribuyente depende del volumen de facturas, de los recursos disponibles, de las facilidades ofrecidas, de las garantías de seguridad y de la decisión de los procesos, operaciones y tareas que se quieran automatizar digitalmente en la empresa.

Hacienda no obliga a usar un servicio o sistema en particular, ni certifica a los proveedores, sino que deja la elección del software facturador al contribuyente. De ahí la necesidad de tener mucho cuidado en este paso.

Asimismo, se debe tener claro todos los pasos que para generar y recibir facturas electrónicas, incluyendo la aceptación o rechazo y la emisión de otros comprobantes electrónicos en este último caso (nota de crédito o débito).

El contribuyente debe conocer al dedillo que al generar la factura electrónica se envía un archivo XML, el cual debe ser validado por Hacienda en un máximo de tres horas, y de monitorear el estado o la verificación de la aceptación o confirmación del documento.

En caso que no se reciba la verificación de Hacienda, se debe consultar a la autoridad tributaria si está pasando algo y ejecutar mecanismos de contingencia, los cuales deben estar contemplados en el servicio de facturación que se usa.

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Los sistemas deben incluir esos mecanismos para efectos de contingencia (como caídas de Internet o del sistema, problemas de servicio eléctrico, etc.).

Una clave del proceso es realizar pruebas para verificar que las operaciones se ajustan al nuevo mecanismo de facturación electrónica.

Las empresas, quienes brindan servicios profesionales y otros contribuyentes deben tener claridad también de toda la normativa y de los cambios que van introduciendo las autoridades tributarias.

Las normas obligan, precisamente, a que las facturas a ser inalterables, confidenciales, privadas, auténticas e íntegras. Además, se deben conservar y ser sujetos de verificación por las auditorías y la autoridad tributaria, entre otras condiciones.

Andrés Casas, socio de consultoría de riesgos de Deloitte, recomendó que se debe aplicar un proceso de gestión del riesgo donde participen las diferentes divisiones de la empresa, para evaluar cada requerimiento y su impacto interno, levantando un mapeo sin omitir detalles, identificando riesgos, y la adopción de las mejores prácticas.

Misión control

La factura electrónica se está impulsando en diversos países a nivel mundial. Lo que cambia es el enfoque.

En Asia y Europa se dirige a la mejora en el comercio y en la certeza y seguridad de las transacciones, como una herramienta de reducción de costos, de eficiencia y automatización.

En América Latina los comprobantes electrónicos se implementan más para fines de control, dado las brechas que hay entre la cantidad de contribuyentes, los que están inscritos, los que declaran, los que declaran correctamente y los que pagan.

Con los comprobantes electrónicos pueden reducirse las brechas de cumplimiento y la autoridad tributaria podría detectar comportamientos de evasión o inusuales, cuándo es usual que ocurra.

Otro efecto del proceso ha sido la mayor formalización de la economía.

En países como Argentina, Chile, México, Guatemala y Honduras han implementado procesos para que se utilicen las facturas y los comprobantes electrónicos. En Guatemala hay que utilizar sistemas de proveedores certificados por la autoridad tributaria.

En Costa Rica, Hacienda justificó la implementación de la factura electrónica en función de una mayor productividad empresarial, el control fiscal y la gestión de la administración pública.

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Aquí se planteó su introducción desde el año 2013, pero fue cuatro años más tarde cuando se definieron las características de los comprobantes electrónicos y hasta octubre de 2016 se estableció quiénes son los obligados, las especificaciones técnicas y el cronograma de obligatoriedad.

“La factura electrónica es un elemento de control. La pregunta es si la Administración Tributaria estaba preparada para utilizar la información que está recopilando”, dijo Francisco Villalobos, socio de impuestos y legal de Deloitte.

El especialista insistió que Tributación podría enfocarse en las situaciones que no son usuales o en aquellos contribuyentes que no tienen un comportamiento apropiado y no debería ser un nuevo aliciente para la informalidad.

“Tributación está pendiente y ha monitoreado la situación. Está enviando notificaciones a los que estaban obligados según el calendario de Hacienda”, recalcó Carla Coghi, socia de impuestos y legal de Deloitte.