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El 2020 es un año que esperamos termine mejor de como inició y como siguió, pero todavía tiene algunos pasajes que las empresas y, en especial, las personas emprendedoras deben cumplir de forma óptima.
Los negocios esperan que la recta final sea para reactivar ventas. Paralelamente, deben realizar las declaraciones y pagos del Impuesto al Valor Agregado (IVA) cada mes, así como preparar el cierre fiscal y corregir situaciones para evitar inconvenientes con Hacienda.
“Vaya aboliendo los inconvenientes”, advirtió Pablo González, director de impuestos de Sfera Legal. “Haga arqueos (no sólo de caja), reuniones de asesores fiscales o con su contador para evitar líos”.
La mayoría de las empresas realizaba el cierre fiscal en setiembre. Con la Reforma Fiscal se cambió a diciembre.
La excepción son las firmas cuyas casas matrices realizan el cierre en otro mes y previa gestión de excepción ante el Ministerio de Hacienda. También los productores de café y piña tenían que realizar la solicitud para realizar el cierre en una fecha distinta.
Situaciones
Tenga cuidado con los detalles, pues debe haber una correcta consolidación. La urgencia de obtener recursos no puede ser excusa para descuidar los detalles a la hora de cumplir su obligación tributaria.
Las empresas probablemente recurran a varios tipos de acción para obtener flujo de caja para paliar la situación causada por el COVID-19 desde marzo pasado:
–Sacrificio de utilidades y liquidación de inventarios: las empresas se concentran en los ingresos y las ventas para cumplir las obligaciones, incentivando las compras de sus clientes mediante promociones y descuentos que en algunas implique un sacrificio de utilidades y facilite la liquidando inventarios.
–Financiamiento: para mantener la operación es posible que también estén valorando opciones de financiamiento, incluyendo pedir prestado a otras empresas, a socios y a la banca. Las dos primeras pueden ser llamativas porque implica menos requisitos que la tercera, aunque en la banca el interés pueda ser más cómodo.
–Descuento de facturas: otra alternativa que puede estar en el mapa de ruta de las empresas es recurrir al descuento de facturas. El factoreo puede ser brindado por entidades bancarias o por otras opciones existentes en el mercado.
–Venta de activos: debe considerar la consolidación de ganancias por venta de activos (propiedades, vehículos, maquinaria, equipos), pero revise las diferencias entre activos que tenían una actividad lucrativa (que pagan un gravamen del 30%) y los que no formaban parte del negocio (que pagan un gravamen del 15% de la diferencia entre el precio en que se adquirió y el precio de venta).
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La tarea del gerente financiero en una empresa mediana o grande y la de un gerente o propietario en un negocio pequeño es tener un flujo de caja razonable, por lo que debe considerar las siguientes advertencias:
–Si el financiamiento o el factoreo es realizado con entidades no bancarias, determine si los intereses que debe pagar exceden el techo del 20% (de la utilidad antes de impuestos y gastos financieros para operaciones no bancarias) que es posible deducir. “En casos de los bancos no aplica este techo”, dijo González.
–Mantenga un equilibrio: el gerente debe considerar los diferentes escenarios y cuál es el impacto de si recurre a fuentes de financiamiento no bancarias. Puede hacer una mezcla o mix para que el monto de intereses no deducibles (que no se pueden declarar como gasto) no afecte el resultado final de utilidades y el correspondiente impuesto de renta.
–Debe haber consistencia entre pago del IVA y de la renta, lo reportado por sus proveedores y con las operaciones realizadas en aduanas. Realice los ajustes y si hay diferencias debe explicar a Tributación a qué se deben. La carga de la prueba recae en el contribuyente.
–En el caso de la venta de activos, además de la diferencia del gravamen, se debe revisar que estén respaldados y documentados correctamente desde el punto de vista legal y financiero.
Corrija
Siempre lo mejor es portarse bien, tener prácticas sanas y aplicar las mejores. Por eso evita situaciones que pueden llamar la atención de la autoridad tributaria tales como:
–Cuando en dos años (o períodos) consecutivos una empresa presenta una utilidad por debajo del sector o tiene pérdidas seguidas.
–Cuando hay pasivos con mucho tiempo: otra situación que llama la atención es cuando hay cuentas por cobrar o por pagar que no se ha cobrado o que no se ha pagado y que tiene años pendiente.
–Cuando la empresa no ha pagado dividendos, dietas o ingresos a sus socios durante cuatro periodos fiscales, pero los propietarios tienen vehículos, gastos o propiedades personales sin justificación (pues no hay reporte de pagos).
–Cuando hay bienes registrados a nombre de la empresa que son de uso personal (como viviendas y vehículos) o cuando se cargan a contabilidad gastos de reparación de viviendas o vehículos, tarjetas de crédito y viáticos por viajes personales.
–Cuando no se retiene el 15% de los dividendos que le corresponde al socio, pues la compañía funciona como caja recaudadora en este caso también.
–Cuando hay salidas o ventas de activos al costo o a un menor costo del que se adquirió. La venta o cesión debe ser al valor en libros del activo, que probablemente ya incluye la depreciación.
–Cuando un pago a un proveedor no está respaldado por un comprobante del servicio prestado: factura, contrato y resultado o entregable (reporte en los casos de consultorías).
–Cuando no se aplica la retención (5% si son primas de pólizas; 15% para intereses o arrendamientos; y 25% para asesorías) en los servicios brindados por proveedores externos. De no aplicarlo, el riesgo es para su empresa y no para el proveedor.
En guerra avisada...
Anteriormente muchas empresas no reportaban esas transacciones, pero con la aplicación del IVA y el uso de las actuales tecnologías (como sistemas de big data) a disposición de Hacienda, es mayor la posibilidad de la identificación de situaciones en las empresas.
“Hay una mejora notoria de Hacienda en análisis y controles”, advirtió González.
Aparte de cuidar el buen comportamiento tributario de la empresa y aplicar las mejores prácticas en los procesos, hay que asegurarse que exista consistencia e implementar varios niveles de supervisión: quien hace, quien revisa y quien lo aprueba.
Es recomendable recurrir a una tercera persona que revise todo, alguien que no sea el que está a cargo de hacer el cierre, pues así pueden detectarse problemas a tiempo. Cuando uno hace algo, es difícil detectar un error.
Incluso si la empresa reporta pérdidas en el 2020, recuerde que puede diferirla como un crédito fiscal y puede deducirla (es decir, incluirla como un gasto deducible) en los siguientes años.
“Si hay un error, es preferible que rectifique”, reiteró González. “La presentación es obligatoria y no hay excusa. El cumplimiento debe hacerse en las fechas establecidas”.
