En tres días los clientes suspendieron más de 210 eventos por el COVID-19. Ahora Acustik se prepara (con sus músicos y artistas) para la reactivación

El 6 de marzo se dio el primer caso de una persona contagiada por COVID-19 en Costa Rica y 10 días después el gobierno anunció las medidas de emergencia, incluyendo cierre de fronteras.

En tres días todos los clientes empezaron a llamar a Josué Benavides, CEO de Acustik, una empresa con un catálogo de más de 100 artistas y músicos para eventos empresariales (especialmente en restaurantes y hoteles) y familiares (como bodas).

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De la noche a la mañana se habían suspendido todos los contratos por los siguientes meses, en plena temporada alta.

“Llamaban o escribían por correo electrónico”, cuenta Josué.

En medio de las preocupaciones tanto por los empleados directos de la empresa como por los artistas que llevan a los eventos, tuvo que adoptar una serie de medidas que incluyeron teletrabajo, suspensión de contratos y fortalecimiento de canales digitales.

Josué nació en Heredia y creció en San Ramón de Alajuela.

Desde niño tocaba el piano, pero estudió administración de negocios en la Universidad Latina pues tenía claro que de la música no podía vivir.

Cuando tenía 20 años, y mientras estudiaba, empezó a tocar en eventos en restaurantes.

Casi de inmediato se vino la crisis del 2008 y vio la necesidad de crear alguna forma de contactar a empresarios y músicos.

No había ninguna forma para que los primeros los pudieran encontrar y contratar o para que los segundos ofrecieran sus servicios.

Se lanzó a ofrecer los servicios desde el 2010 en La Fortuna de San Carlos.

Salía a la calle a ofrecer distintos formatos, aunque en ese momento solo podía ofrecer sus servicios y los de otro músico. Fundó Acustik junto con su esposa Melissa Villegas.

Poco a poco fueron creciendo, haciendo una curación para garantizar el cumplimiento de los contratos.

Cinco años después ya se habían dado a conocer, tenían 15 músicos y si alguien pedía una banda se organizaban entre ellos.

Fue entonces cuando empezaron a hacer la conexión con la tecnología.

Acustik empezó a utilizar WhatsApp, Facebook, Instagram, Twitter, YouTube y el sitio web tanto para promocionar los servicios como para que los clientes interesados vieran a los músicos y los shows.

“Hay músicos muy buenos y tienen que dedicarse a otras actividades para sobrevivir”, explica Josué. “Más que una empresa, nos consideramos una plataforma que brinda trabajo al artista y que le brinda a los clientes la facilidad de encontrar a los artistas”.

La oferta de artistas, músicos y formatos se amplió.

Se pueden contratar –para eventos corporativos, presentaciones en restaurantes y hoteles y actividades familiares– servicios para solistas (guitarristas, saxofonistas, violinistas) y tríos (jazz, bossa nova, calypso).

También se disponen de bandas; grupos de música latina, rock, contemporánea, de los 80’s y de tributos a artistas o grupos (Queen, Soda Stereo, U2, Beatles) por tendencia o a solicitud.

Otro formato que se ofrece es el cultural (marimba, bailes típicos, mascaradas, cimarrona) y de shows especiales (mariachi, danza y malabares con fuego, tambores con agua y carnaval).

Acustik también empezó a complementar los servicios de artistas y músicos con proyecciones audiovisuales.

Por ejemplo, en las presentaciones de calypso se hace recorrido por Costa Rica.

Los servicios se brindan a nivel nacional y también se han realizado presentaciones de calypso en Argentina, México, Cuba, Guatemala y Colombia.

Josué indica que no se realizan presentaciones en bares o a altas horas de la noche.

Los costos, que van desde los $200, dependen tanto del formato como del sitio de la presentación.

El modelo de negocios implica que Acustik obtiene un porcentaje del contrato y se encarga de la contratación de los artistas o músicos y de su traslado; al mismo tiempo, les garantiza el pago a tiempo, pues algunos clientes tardan en cancelar hasta 30 días en pagar.

A partir del 2015, aparte de utilizar los canales digitales para promocionar los servicios y la contratación, se empezó a estructurar la empresa.

Y empezó el crecimiento. “Se volvió una locura”, dice Josué.

Dos años después, al tiempo que realizaba un refrescamiento de la marca, empezó a contratar personal para que le ayudara en la operación.

Llegaron hasta seis eventos en distintos lugares por día.

Antes de la pandemia eran 22 personas de planilla y de 100 a 120 músicos.

Todo iba sobre ruedas.

La temporada alta, iniciada a mediados de diciembre pasado y proyectada hasta mediados de julio próximo, cumplía las expectativas.

La agenda de actividades iba desde las festividades de fin de año, eventos para turistas en vacaciones y 14 de febrero, entre otros.

Para abril, mayo y junio tenía programados unos de dos a tres eventos por día: más de 210.

Desde el viernes 13 de marzo y por los siguientes días empezaron a llamarlo los clientes y a llegar correos electrónicos de los clientes suspendiendo los contratos.

El lunes 16 de marzo se declaró el cierre de las fronteras.

“Me dio mucha incertidumbre, en el momento, al ver paralizado el gremio, por las personas y familias que dependían de esto y, lo peor, por no tener el panorama claro de cuándo se daría la reapertura”, confiesa Josué.

Pero eso no se quedaron paralizados.

Por su confianza en la tecnología, pasaron rápidamente a implementar el teletrabajo.

Los encargados de reservaciones y de mercadeo respondían desde sus casas a los clientes que suspendían eventos.

En operación (cuidado y mantenimiento de equipos) quedaron dos personas a cargo.

La planilla se redujo en un 25% y al resto se le suspendió el contrato laboral.

También tuvo que anunciar a los artistas la suspensión de actividades y al menos a 10 de ellos se les consiguió una casa de alquiler en La Fortuna. También se les llevan alimentos.

Otra acción implementada fue mantener informados y brindarles soporte a todos sobre cómo tramitar una ayuda del gobierno y las facilidades de los bancos a sus clientes.

El mercadeo ha estado muy activo en estos meses, manteniendo información por redes sociales y llevando el mensaje de las medidas y protocolos que se aplicarán cuando se puedan realizar los eventos (recordemos que hasta el momento no se permiten).

Incluso realizan simulacros (dos por semana y cada uno con 6 artistas) sobre comportamiento, saludo, limpieza de equipo, y distanciamiento, entre otros.

Acustik dio un paso más en la digitalización.

Se fortalecieron los canales digitales para que los clientes puedan revisar la oferta de formatos, los músicos, el playlist, el escenario y el show. Además, se comparte un catálogo virtual.

Josué es un convencido tanto de las tecnologías como del mercadeo. De hecho, es lo que ahora estudia en la universidad.

De cara a la reactivación, se está concluyendo un video para una campaña dirigida a que los clientes reprogramen y no cancelen los eventos.

Se mantendrán en teletrabajo, pues lo que se invertía en local se puede destinar a fortalecer las acciones de la empresa para reactivar sus operaciones y en la gestión de los colaboradores.

Ya se apoyan en las herramientas en la nube de Google (Gmail con dirección empresarial, Drive para compartir documentos y Meet para reuniones), de Alegra (para contabilidad) y de diseño y edición de video.

Con las acciones implementadas se logró que un 7% de los eventos fueran reprogramados (incluyendo dos bodas que estarían para agosto).

Empezarían con un evento en la primera semana de julio, siempre que el gobierno autorice los eventos públicos, por lo que todo es tentativo.

“No hay nada fijo”, recalca Josué. “Vivimos de unos ahorros de la empresa y que tenía de varios años previendo una emergencia importante o una oportunidad de negocios. Desde pequeño me enseñaron a ser ordenado”.