Imagine estos dos escenarios referentes a situaciones en las que empresarios se enfrentan a clientes que deciden no pagar por el producto o servicio que recibieron. Quizás les resulten familiares.

Escenario 1: Una empresaria, que cuenta con una pequeña panadería, distribuye pan a tres pulperías de un barrio josefino. Como siempre ha tenido una buena relación con ellas, les da hasta una semana para que le paguen por el pan.

Nunca ha firmado un contrato con estas, ni ningún documento, su relación se basa en la mera confianza que les tiene. Resulta que una semana, uno de los pulperos no le pagó a la señora. Preocupada, fue a hablar con él, quien prometió pagarle.

Pero, pasaron los días y varios meses y el pago nunca llegó. La empresaria perdió¢6 0.000. A raíz de esta mala experiencia, ella se dio cuenta de otro error en el que incurrió: no contaba con los datos de contacto, ni con los nombres completos de sus clientes.

Escenario 2: Un profesional de la salud tiene un consultorio médico y acordó con un paciente de ‘confianza’ que le haría tres tratamientos: uno cada semana.

Al finalizarlos, el paciente pagaría¢ 150.000. Como el paciente era tan buena paga y el dueño del negocio creía conocerlo bien, nunca se le ocurrió ponerlo a firmar un documento que respaldara la obligación frente a un posible incumplimiento.

A la hora del pago, el paciente se esfumó: cambió el número (no se tienen más datos de contacto) y hoy no hay forma de localizarlo. Nunca pagó.

En estos casos, se denota una informalidad por parte de ambas empresas en su forma de trabajo: no emitieron documentación o elementos de prueba que sustenten una eventual demanda judicial para cobrar lo que les pertenece.

Tampoco contaban con los datos completos de sus clientes. Confiaron fielmente en ellos a ciegas, lo cual es un grave error.

Aunque la buena fe debería regir las transacciones comerciales, esta no basta. Es importante que la pyme tenga documentación para defenderse si algo sale mal.

Ricardo Vargas, socio de la firma Oller Abogados, aconseja que antes de establecer una relación con un cliente, las pymes deben hacerles un análisis para saber si se les puede otorgar el beneficio de crédito.

Aunque suena como algo complicado, en realidadese análisis es algo sencillo: consiste en verificar en el Registro Nacional –el cual es gratuito y se puede consultar por Internet con solo registrarse- si el cliente tiene bienes muebles (carro, moto, camión, por ejemplo) e inmuebles (una casa, un local, un lote) o no.

Además, es importante saber si este es asalariado o no y guardar toda su información personal y de contacto.

“Las pymes deberían tener un formato muy simple con el nombre del cliente, número de cédula, dirección exacta, bienes que tenga y si tiene un salario. Esa información va a ser muy valiosa para la eventualidad de un proceso de ejecución en caso de alguna deuda”, menciona Vargas.

Si la pyme tiene acceso a herramientas como las bases de datos de las protectoras de crédito (en el entendido de que sean legales), puede también reforzar su análisis con este instrumento.

Vargas también sugiere verificar que el cliente no haya superado el límite de crédito ya otorgado por la misma pyme para evitar problemas.

¿Por qué es importante hacer todo este análisis del cliente?

Ante una falta de pago y, cuando se pase al proceso de cobro, los bienes y el salario responderían y podrían embargarse.

Por otro lado, es importante que las pymes se acostumbren a emitir pagarés o letras de cambio en las que el deudor se comprometa a realizar el pago y que garanticen la deuda (al final de esta nota puede descargar un ejemplo de un pagaré y uno de una letra de cambio).

“Si yo estimo que a una persona le voy a otorgar un crédito de hasta¢ 1 millón para que compre mis productos, pues perfecto: firmemos un pagaré o algún título ejecutivo que me respalde la deuda por el millón que le voy a otorgar de crédito”, ilustra Carlos Arias, asociado de Oller Abogados.

Se recomienda la emisión de un pagaré o letra de cambio, ya que se trata de títulos ejecutivos (la ley dice qué documentos tienen este carácter), que se pueden hacer valer en un proceso de cobro judicial.

Estos instrumentos pueden ser empleados por todo tipo de pymes, incluidos aquellos profesionales que prestan servicios como los abogados, dentistas, médicos, psicólogos.

“Hemos visto que cuando los tratamientos son a largo plazo muchos dentistas (por ejemplo) firman, o una letra de cambio o un pequeño contrato de una página donde las partes establecen cuál es el servicio que va a brindar el médico, cuál va a ser la frecuencia de pagos, de citas, con un monto final. Si bien el contrato no te va a servir como un título ejecutivo, te sirve de respaldo para cualquier gestión futura”, dice Vargas.

La factura -tanto la de bienes como la de servicios, según el artículo 460 bis del Código de Comercio- también tiene carácter de título ejecutivo si cumple con los requisitos que establece la ley.

El artículo 460 del Código de Comercio estipula esos requisitos y dice: “la factura será título ejecutivo contra el comprador por la suma en descubierto, si está firmada por éste, por su mandatario o por su encargado, debidamente autorizado por escrito y siempre que se le agregue timbre fiscal en el acto de presentarla al cobro judicial. El valor del timbre será el que correspondería a un pagaré y se cargará al deudor como gastos de cobro”.

Arias detalla que esto significa que la pyme debe asegurarse que, si el deudor es una persona física, la factura debe ser firmada por él, si es una persona jurídica por el representante legal de la empresa.

Si ninguna de estas dos personas recibe la factura, pues no se acostumbra, la pyme debe pedirle una nota formal al cliente que contengael nombre, identificación y copia de la cédula de las personas encargadas de firmar facturas. Esa nota debe ir suscrita por el deudor o por su representante legal, según corresponda.

"En caso de que la factura se deba presentar al cobro y fue firmada por un tercero, a la factura se adjuntará esta nota para que el juez verifique que el tercero había sido designado para tales propósitos, ante lo cual el documento fue entregado correctamente y goza de ejecutividad", añade Arias.

Si la pyme le entrega la factura original al cliente, la copia al carbón original -si cumple con los requisitos anteriores- es suficiente prueba.

En el ordenamiento jurídico existe lo que se conoce como proceso monitorio, que se utiliza para cobrar “obligaciones dinerarias, líquidas y exigibles”, como estipula la Ley de Cobro Judicial.

Este es un proceso que tiende a ser más sencillo y rápido que otros y en el que el afectado plantea la demanda, aporta la prueba correspondiente (los títulos ejecutivos como el pagaré y la letra de cambio) y el juez emite una resolución denominada “intimatoria” en la que le ordena al deudor que pague.

El deudor tiene 15 días para contestar. La única defensa del deudor sería brindar pruebas de que efectivamente pagó, o alegar que la deuda ya prescribió, por ejemplo.

De lo contrario, es muy difícil que vaya a salir victorioso, de ahí la agilidad del proceso si la pyme es diligente en probar que le deben.

Si la pyme tomó la previsión de que el cliente firmara un pagaré o una letra de cambio, puede plantear este proceso ante un juzgado especializado de cobro y los embargos procederían desde el inicio.

Si la pyme lo que hizo fue emitir un contrato en el que se fijaban las obligaciones de cada parte y no emitió un pagaré o letra de cambio, esto puede servir como prueba, pero el proceso correcto es el ordinario, que se plantea ante un juzgado civil. El proceso ordinario es más complejo y largo.

Allí se alegaría que hubo un incumplimiento contractual o se solicitaría que se declare un derecho afavor del empresario.

“(En el ordinario) la pyme va a tener que demostrar que, en efecto, o brindó un servicio o vendió un bien. Va a tener que demostrar aspectos básicos como el valor de ese servicio, cuántas horas invirtió, o el valor del bien, cuántos artículos entregó, para obtener el monto total que se le adeuda”, manifiesta Arias.

El empresario tiene que sopesar los costos de acudir o no a esta vía.

Por ejemplo,no tiene mucho sentido acudir a esta vía si la suma de dinero adeudada es muy pequeña (según lo considere la empresa) y el cliente no tiene bienes que respondan por la obligación, ni un salario que se pueda embargar o bienes útiles que embargar en su local comercial.

¿Por qué? Porque se deberá incurrir en una serie de gastos (pago de honorarios del abogado y otros montos) que probablemente no recuperará, dado que el deudor es insolvente.

Aunque podría resultar 'injusto', a veces es mejor desistir de esta alternativa y tratar de hacer entrar en razón al cliente para que pague voluntariamente o llegar a un arreglo con él.

Si el monto es importante para la pyme y el cliente tiene bienes o un salario que responda, sí vale la pena acudir a un juzgado.

Es un asunto que debe analizarse muy bien de acuerdo con el caso, con la asesoría de un abogado.